Je merk in woorden: zo bepaal je de tone of voice van je webshop
Tone of voice is hoe je merk klinkt, los van wat je zegt. Voor een webshop bepaal je die het best in een paar praktische regels: drie woorden die je toon beschrijven, je-vorm of u-vorm, woorden die je wel en nooit gebruikt, en voorbeelden van voor en na. Dan schrijft iedereen hetzelfde, ook wie er later bij komt.
- Tone of voice is hoe je klinkt, niet wat je zegt.
- Leg hem vast in regels die iemand kan toepassen, niet in losse bijvoeglijke naamwoorden.
- Een lijst met woorden die je wel en nooit gebruikt, doet het meeste werk.
- Voorbeelden van voor en na zeggen meer dan elke uitleg.
Wat is tone of voice?
Tone of voice is de manier waarop je merk klinkt in woorden. Niet wat je zegt, maar hoe. Twee webshops kunnen hetzelfde product verkopen en toch heel anders klinken.
Neem een bevestiging van een bestelling. “Order ontvangen. De bestelling wordt verwerkt.” en “Gelukt! We gaan je pakketje inpakken.” zeggen hetzelfde. Maar je hoort meteen een ander bedrijf.
Je tone of voice zit in alles wat je schrijft. Je productteksten, je posts, je nieuwsbrief, je antwoord op een review, de tekst op je knoppen.
Waarom moet je als webshop je tone of voice vastleggen?
Omdat er bijna altijd meer dan één persoon schrijft. Jij, een collega, een stagiair, een freelancer. Zonder afspraken klinkt elke tekst een beetje anders, en dat merkt je klant.
Vastleggen helpt ook als je teksten laat schrijven, door iemand anders of met AI. Wie je merk niet kent, schrijft algemeen. Met een paar duidelijke regels en voorbeelden klinkt de eerste versie al veel meer als jij.
En het scheelt discussie. Is een tekst goed? Dan kijk je naar de regels, niet naar je gevoel van die dag.
Hoe bepaal je je tone of voice in vijf stappen?
Je bepaalt je tone of voice door te kijken wat al goed klinkt en dat om te zetten in regels. Zo pak je het aan:
- Verzamel teksten die goed voelen. Een post die veel reacties kreeg, een mail waar een klant blij op antwoordde. Leg er ook een paar naast die niet goed voelden.
- Kies drie woorden, met wat ze níet zijn. Bijvoorbeeld: warm, maar niet klef. Deskundig, maar niet belerend. Zonder dat tweede deel betekent zo’n woord voor iedereen iets anders.
- Kies je aanspreekvorm. Je-vorm of u-vorm, en dan overal hetzelfde.
- Maak een lijst met woorden. Welke woorden gebruik je wel, en welke nooit?
- Schrijf voorbeelden van voor en na. Neem een paar echte teksten en herschrijf ze in je eigen toon.
Leg het vast op één pagina. Dat is je tone of voice document.
Wat zet je in een tone of voice document?
Alles wat iemand nodig heeft om morgen een tekst voor je te schrijven. Niet meer dan dat. Deze onderdelen horen erin:
- Voor wie je schrijft. Je klant in twee of drie zinnen.
- Je drie woorden, elk met wat ze níet betekenen.
- Je aanspreekvorm. Je-vorm of u-vorm, en of je "we" of de naam van je webshop gebruikt.
- De woordenlijst. Wat je wel en nooit schrijft, met de reden erbij.
- Vorm en leestekens. Uitroeptekens, emoji's, hoe lang een zin mag zijn.
- Voorbeelden van voor en na, uit de teksten die je het vaakst schrijft.
Je-vorm of u-vorm: wat past bij je webshop?
Voor de meeste webshops past de je-vorm. Hij klinkt persoonlijk en direct, en de meeste consumenten zijn hem gewend. De u-vorm past bij een merk dat afstand en zorgvuldigheid wil uitstralen, of bij een doelgroep die dat verwacht.
Welke je ook kiest: gebruik hem overal. Een productpagina in de je-vorm met een bevestigingsmail in de u-vorm voelt als twee verschillende winkels. Kijk ook even naar de vaste teksten in je webshop en je nieuwsbriefprogramma. Daar staat vaak nog een standaardtekst in de verkeerde vorm.
Welke woorden gebruik je wel en nooit?
Een woordenlijst is het deel van je tone of voice dat het meeste werk doet. Bijvoeglijke naamwoorden als “warm” of “eerlijk” kun je op allerlei manieren uitleggen. Een woord op een lijst niet.
Zo kan zo’n lijst eruitzien voor een webshop in duurzame babykleding:
| Wel | Nooit | Waarom |
|---|---|---|
| zacht, stevig, gaat lang mee | premium, luxe, hoogwaardig | Zeg wat je voelt, niet wat het kost. |
| biologisch katoen | eco, groen, bewust | Noem wat het is, geen vaag label. |
| je kleintje, je baby | de kleine spruit, het wurm | Gewoon, niet schattig. |
| bestellen, in huis | shoppen, scoren | Rustig, niet opgewonden. |
Zet er ook een paar afspraken over leestekens en vorm bij. Gebruik je uitroeptekens? Emoji’s? Hoofdletters in koppen? Klein, maar je ziet het meteen als het niet klopt.
Tone of voice voorbeelden: hoe ziet voor en na eruit?
Voorbeelden laten beter zien wat je bedoelt dan elke uitleg. Drie voorbeelden, voor dezelfde webshop in babykleding:
Productbeschrijving. Voor: “Dit hoogwaardige rompertje is vervaardigd uit premium materialen en biedt optimaal comfort.” Na: “Een rompertje van zacht biologisch katoen. Blijft mooi, ook na veel wassen.”
Opening van de nieuwsbrief. Voor: “Beste klant, hierbij de nieuwsbrief van oktober.” Na: “Het wordt kouder. Tijd voor een laagje extra, zonder dat je kleintje het te warm krijgt.”
Antwoord op een vraag op Instagram. Voor: “Bedankt voor het bericht!!! Wij nemen zo snel mogelijk contact op 😊😊” Na: “Goeie vraag. Deze valt klein, dus kies een maat groter. Twijfel je nog? Stuur ons even een berichtje.”
Neem drie tot vijf van zulke paren op in je document. Kies teksten die je vaak schrijft. Die heb je het meest nodig.
Hoe zorg je dat iedereen in jouw toon schrijft?
Door het document kort te houden en het te gebruiken. Geef het aan iedereen die voor je schrijft, en zet het bovenaan elke opdracht. Laat je AI een eerste versie schrijven? Geef het document en de voorbeelden dan mee.
Verbeter je een tekst om dezelfde reden als vorige keer? Maak er een regel van en zet hem in het document. Zo wordt je tone of voice elke maand een beetje scherper.
Zo werkt Rugwind ook. Bij social media uitbesteden en e-mailmarketing uitbesteden leggen we eerst samen de afspraken over je merk vast. Wat je daarna aanpast, onthoudt Rugwind. Wil je zien hoe je toon in een nieuwsbrief uitpakt? Lees dan nieuwsbrief maken voor je webshop.
